Fecha de Publicación: Noviembre 8 de 2014
CONSULTAS EN ACCESS
Las consultas son
los objetos de una base de datos que permiten recuperar datos de una tabla,
modificarlos e incluso almacenar el resultado en otra tabla.
Existen varios
tipos de consultas:
Consultas de selección.
Son las consultas que
extraen o nos muestran datos. Muestran aquellos datos de una tabla o varias
tablas que cumplen los criterios especificados.
Una vez obtenido el
resultado podremos consultar los datos para modificarlos (esto se podrá hacer o
no según la consulta).
Una consulta de
selección genera una tabla lógica (se llama lógica porque no está físicamente
en el disco duro sino en la memoria del ordenador y cada vez que se abre se
vuelve a calcular).
Consultas de acción.
Son consultas que
realizan cambios a los registros. Existen varios tipos de consultas de acción,
de eliminación, de actualización, de datos anexados y de creación de tablas.
Consultas específicas de SQL.
Son consultas que
no se diseñan desde la interfaz de creación de consultas de Access, sino que se
tienen que definir directamente en SQL (Lenguaje Estructurado de Consultas). Este tipo de
consultas no los abordaremos por ahora en esta materia, vamos a realizar
consultas desde la interfaz de Access 2007.
CREACION DE CONSULTAS
Para esta explicación,
aquí mostrare una tabla ya creada anteriormente llamada “Estudiantes” con datos
ya digitados, la cual es la que vamos a utilizar de ejemplo para la explicación
de este tema de consultas.
Esta tabla Estudiantes tiene los siguientes datos:
Esta tabla Estudiantes tiene los siguientes datos:
Para crear una
consulta seguimos los siguientes pasos:
Ir a las pestañas
superiores y seleccionar la pestaña “Crear”
En las opciones que
se muestran dar clic en “Diseño de Consulta” :
Al entrar en la
Vista Diseño de consulta nos pide primero las tablas de las que la consulta sacará
los datos con un cuadro de diálogo como el siguiente:
En este ejemplo
tenemos una sola tabla, la seleccionamos y damos clic en “agregar” y luego en
“Cerrar”.
Si observas la
pantalla, en la parte superior tenemos la zona de tablas donde aparecen las
tablas añadidas con sus correspondientes campos, y en la parte inferior
denominada cuadrícula QBE definimos la consulta.
Cada columna de la
cuadrícula QBE (Interfaz de Access para Consultas) corresponde a un campo.
Cada fila tiene un
propósito que se explica a continuación:
Campo: ahí ponemos
el campo a utilizar que en la mayoría de los casos será el campo a visualizar,
puede ser el nombre de un campo de la tabla y también puede ser un campo
calculado.
Tabla: nombre de la
tabla de la que sacamos el campo. Nos será útil cuando definamos consultas
basadas en varias tablas con relaciones.
Orden: sirve para
ordenar las filas del resultado.
Mostrar: si la
casilla de verificación aparece desactivada la columna no aparecerá en el
resultado, se suele desactivar cuando queremos utilizar el campo para definir
la consulta pero no queremos que aparezca en el resultado.
Criterios: sirve
para especificar un criterio de búsqueda. Un criterio de búsqueda es una
condición que deben cumplir los registros que aparecerán en el resultado de la
consulta. Por lo tanto está formado por una condición o varias condiciones
unidas por los operadores Y (AND) y O (OR).
O: esta fila y las
siguientes se utilizan para combinar condiciones.
Para añadir los
campos a la consulta, damos doble clic sobre el campo en la tabla y
automáticamente saldrá este campo en la columna correspondiente.
Entonces ya estando
en esta Interfaz de consultas de Access vamos a realizar estos ejemplos de
consultas:
Ejemplo 1
Realizar una
consulta donde se muestren todos los datos de los estudiantes que sean de la
especialidad “Sistemas”.
Hacemos lo
siguiente:
Damos doble clic a
cada campo de la tabla, a todos los campos porque la consulta nos pide todos
los datos de los estudiantes, y en la columna donde quede el campo
“Especialidad”, en la ultima fila correpondiente a Criterios, escribimos
=”Sistemas”, fijese que si el criterio a consultar es Texto se escribe entre
comillas.
La Interfaz de
consulta quedaría asi:
Para ejecutar una
consulta, damos clic en el Boton Ejecutar que esta en la parte superior
izquierda, al lado del botón Ver:
Y se mostrarían los siguientes resultados de la
consulta:
Como podemos ver y
según los datos iniciales de la tabla “Estudiantes”, se muestran solo los 3 estudiantes
que cumplen el criterio de selección, que es que sean de la especialidad
“Sistemas”.
Para retornar a la
Interfaz de consultas, vamos al botón Ver y seleccionamos Vista Diseño:
Por ultimo, al
verificar los resultados de la consulta, la grabamos y nos aparecerá en la
parte lateral izquierda, donde están las tablas que tengamos en
nuestra base de datos.
Ejemplo 2
Realizar una
consulta donde se muestre el nombre, la edad y el sexo de los estudiantes de
sexo Masculino (M).
Esta consulta
quedaría asi:
Ejemplo 3
Realizar una
consulta donde se muestre el documento y el nombre de los estudiantes que
tienen 16 años y son de la especialidad
“Administracion”
Esta consulta
quedaría asi:
Ejecuta la
consulta, verifica los datos mostrados y por ultimo la graba.
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